Reliable Projects

Betrouwbaarheid en snelheid zijn bepalend voor de concurrentiepositie van multi-projectorganisaties. Projecten betrouwbaarder en sneller opleveren begint met het beperken van het onderhanden werk. Maar waarom is dit toch zo lastig? Dat komt door de efficiencyparadox. Gelukkig zijn daar goede oplossingen voor.

In mijn artikel ‘Overwin de projectenchaos’ leg ik uit hoe multi-projectorganisaties op een verrassend eenvoudige manier stappen kunnen zetten om de projecten betrouwbaarder en sneller te kunnen uitvoeren: Bestrijd de excessieve Work in Process (WiP)!

Wanneer u de Work in Process van uw multi-projectorganisatie reduceert zijn de effecten navenant:

• De doorlooptijden worden korter;
• De doorlooptijden worden betrouwbaarder;
• De leverbetrouwbaarheid neemt toe;
• De kwaliteit wordt beter;
• De cash flow verbetert.

Waarom is het voor veel multi-projectorganisaties dan toch zo lastig om de WiP terug te dringen? In het artikel ‘overwin de projectenchaos’ wijs ik er al op: “Wanneer de WiP wordt gereduceerd zullen allerlei medewerkers momenten hebben waarop ze niets te doen hebben. De aanpak lijkt daardoor erg inefficiënt.” Lijkt. Want gezien de effecten van het reduceren van de WiP mag wel gesteld worden dat de aanpak juist heel efficiënt is

Het ‘even niets te doen hebben’ ervaren de medewerkers die het overkomt en hun directe leidinggevenden echter als een groot probleem. Om te moeten accepteren dat je niets te doen hebt gaat heel erg tegen het gevoel in; we voelen een enorme drang om onze tijd efficiënt te benutten. Dit betekent dat we de neiging hebben iets nieuws op te pakken. Met andere woorden: De uitvoerende organisatie heeft zèlf de neiging om de WiP te vergroten. En dus gebeurt dit ook. Met alle gevolgen van dien. En die zijn zeker niet efficiënt.

Wat nu ?

Stop efficiency te benadrukken!…

Jawel u leest het goed: U moet ermee stoppen efficiency als primaire maatstaf te hanteren. Daarmee wordt niet bedoeld dat u een vrijbrief afgeeft voor verspilling. Natuurlijk is efficiënt werken belangrijk. Echter, overal en altijd efficiëntie benadrukken, leidt tot gedrag dat contraproductief is voor de multi-projectorganisatie als geheel.

Wat dan wel ?

De nadruk moet ergens anders op gelegd worden. Namelijk op het doel van de multi-projectorganisatie als geheel; projecten snel en betrouwbaar opleveren. Om dit te bewerkstelligen moet binnen de uitvoerende projectorganisatie de nadruk gelegd worden op het zo snel mogelijk opleveren van de onderhanden projecten. Alleen wanneer onderhanden projecten worden opgeleverd, ontstaat er ruimte om iets nieuws op te pakken.

Wat dan met medewerkers die ‘even niets te doen hebben’?

Het is helemaal niet erg als er medewerkers zijn die ‘even niets te doen hebben’. Hieronder doe ik een suggestie voor  2 verschillende manieren waarop de capaciteit van medewerkers die éven niets te doen hebben’ uitermate nuttig ingezet kan worden. Beide manieren zijn uitermate nuttig omdat ze beide bijdragen aan het doel van de multi-projectorganisatie; projecten betrouwbaarder en sneller opleveren.

De eerste manier om de capaciteit van medewerkers die ‘even niets te doen hebben’ nuttig in te zetten is het ondersteunen van de resources die op dat moment het meest beperkt zijn in capaciteit. Als dat mogelijk is leidt het direct tot versnelling in de uitvoering van het onder handen werk. Zodoende draagt deze mogelijkheid direct bij aan het doel van de multi-projectorganisatie.

Hoewel de eerste manier een directe en zichtbare bijdrage levert aan het doel van de multi-projectorganisatie, is de tweede manier om de capaciteit van medewerkers die ‘even niets te doen hebben’ nuttig in te zetten eigenlijk veel belangrijker en nuttiger dan de eerste manier.
Medewerkers die ‘even niets te doen hebben’ kunnen werken aan verbeterinitiatieven om de projecten sneller en betrouwbaarder op te leveren. Het is van belang dat alleen gewerkt wordt aan initiatieven die daadwerkelijk bijdragen aan het vermogen van de multi-project organisatie om projecten betrouwbaarder en sneller op te leveren. De verbeterinspanning moet dus wel de juiste focus hebben. Zonder de juiste focus is er sprake van verspilling en raken de betrokken medewerkers gedemotiveerd.
Wanneer het werken aan verbeterinitiatieven met de juiste focus gebeurt, levert het een bijdrage aan het doel van de multi-projectorganisatie die blijvend is. Dat maakt deze manier zo waardevol; het vermogen van de multi-projectroganisatie om projecten betrouwbaarder en sneller op te leveren is structureel verbeterd.

Het is raadzaam het werken aan verbeterinitiatieven op een gestructureerde manier te laten plaatsvinden. Zo kunnen onder meer de juiste focus, draagvlak en het zichtbaar maken van de resultaten gewaarborgd worden. Elke multi-projectorganisatie zou een Continuous Focused Improvement proces moeten hanteren.